Was machen eigentlich die Mitarbeiterinnen in der Verwaltung?

Weit über 100 Mitarbeiter*innen, ganz genau 153 arbeiten im Kurhaus am Park.
Ein Team von etwa 5 Personen (inklusive der Geschäftsleitung und deren Assistenz) sitzen die meiste Zeit des Tages am PC bzw. am Telefon. Sie setzen Verträge auf, verwalten die Stammdaten unserer Bewohner*innen und gehen Kostenvoranschläge und Rechnungen durch. Seit 1998 bildet das Kurhaus Bürokaufleute aus.

Aktuell macht die 20. Auszubildende im Kurhaus am Park ihre Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement!

Die Mitarbeiter*innen der Verwaltung haben ihren Hauptarbeitsplatz in der zweiten Etage des denkmalgeschützten Kurhauses. Natürlich sieht man sie auch überall sonst im Haus. Schließlich gehört es zu ihrem Job, neue Interessenten durchs Haus zu führen, sich mit den Mitarbeiter*innen vom Sozialen Dienst und der Pflege bei allen Belangen rund um die Bewohner*innen wie bei Aufnahmen, Umzügen, Höherstufungen etc. auszutauschen, die wöchentliche Bargeldausgabe für die Bewohner*innen vorzunehmen und bei Veranstaltungen dabei zu sein.

Wie ist die Verwaltung im Kurhaus organisiert?

Im Kurhaus gibt es zwei große Aufgabenbereiche, das Belegungsmanagement und die Bewohnerverwaltung, diese beiden Bereiche sind Teil der Heimverwaltung. Nicht zur Heimverwaltung gehören die Lohn- und Finanzbuchhaltung, die auch die Kontrolle über die Zahlungseingänge und das Mahnwesen übernimmt (unsere Auszubildenden werden auch hierin eingearbeitet).

Das Belegungsmanagement umfasst die Bereiche Kundenakquise und Aufnahme neuer Bewohner*innen („Heimaufnahme“). Das heißt, Bewohner*innen und Angehörige werden mit allen relevanten Infos zum Kurhaus versorgt, dazu gehören z.B. die Essenszeiten, die Ausstattung der Zimmer und die Kooperationspartner.

Gleichzeitig geht es im Belegungsmanagement um alle notwendigen Formalitäten für einen Einzug ins Haus. Hier unterstützen wir zum Beispiel neue Bewohner*innen bzw. ihre Angehörigen bei dem ganzen „Schriftkram“. Das alles wird natürlich termingerecht, sachgerecht und so ökonomisch wie möglich erledigt, denn so fasst es die Geschäftsleitung Nicola Just zusammen: „Nur ein reibungsloser Einzug ins Kurhaus ermöglicht es auch den neuen Bewohner*innen, sich rundum willkommen zu fühlen!“
Neben den Neuaufnahmen kümmern sich die Mitarbeiter*innen der Verwaltung auch um die Höherstufungen in der Pflege und Umzüge innerhalb der Einrichtung.

Andrea Hömke organisiert nun seit 18 Jahren das Belegungsmanagement. Ihre größte Herausforderung? „Im Stress und Trubel einen kühlen Kopf zu bewahren.“ Und was schätzt sie besonders an ihrem Job? „Die Vielseitigkeit, die digitale Entwicklung, die Kombination aus PC-Arbeit und Kundenkontakten, immer wieder neue Herausforderungen und Problemstellungen.“

Der Bereich der Bewohnerverwaltung umfasst die Kooperation mit unterschiedlichen Behörden, Rechnungslegung und deren Kontrolle. Für die Bewohner*innen ist es wichtig, dass sie bei allen Behördenangelegenheiten von der Abrechnung bis zur fristgerechten Beantragung von Pflegewohngeldern zuverlässig von uns begleitet werden! Dazu gehört auch die kompetente Beratung – zum Beispiel was Änderungen relevanter bisheriger Leistungen etc. betrifft.

Alle Mitarbeiter*innen in der Verwaltung haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Das ist die fachliche Voraussetzung für den Job.

Die duale Ausbildung dauert drei Jahre. Im Kurhaus bieten wir aus betrieblichen Gründen nur eine auf zwei Jahre verkürzte Ausbildung an. Das bedeutet, dass unsere Bewerber*innen eine entsprechende Vorbildung (Höhere Handelsschule oder Abitur) mitbringen müssen.

Voraussetzung ist das Interesse an den klassischen Arbeitsbereichen eines Kaufmanns oder einer Kauffrau für Büromanagement.

Dazu zählen neben Bürokommunikation und organisatorischen Aufgaben auch Rechnungswesen, Buchführung, Personalverwaltung und Kundenbetreuung.

Welche Perspektiven oder anderen Ausbildungswege gibt es?

Das universitäre Pendant war früher die Diplomkauffrau oder der Diplomkaufmann. Heute ist es der Master nach einem abgeschlossenen Studium der Betriebswirtschaft. Spezialisierungsmöglichkeiten gibt es zum Beispiel im Bereich des Marketings, des Personalswesens und der Wirtschaftspsychologie.

Klassische Weiterbildungen zum/zur Fachkaufmann/frau, Fachwirt*in oder Betriebswirt*in finden oft an Fachschulen statt. Sie dauern in der Regel zwei Jahre.                   

Kurze Checkliste - Sind Sie der richtige Typ?

Welche Eigenschaften sind in diesem Job wichtig? Sie sollten...

• über ein gutes Auftreten verfügen. Schließlich geht es um die positive Vertretung und Darstellung des Kurhauses.
• sich gewählt ausdrücken können und die deutsche Rechtschreibung beherrschen. Beides ist ebenfalls zentral für eine gute Außendarstellung des Kurhauses.
• verantwortungsvoll, pünktlich und gewissenhaft sein. Termine müssen eingehalten werden, Anträge fristgerecht abgegeben werden, Rechnungen kontrolliert werden – ein Komma an der falschen Stelle oder das Nichteinhalten einer Frist kann schon mal fatale Auswirkungen haben.
• aufgeschlossen und kommunikativ sein. Sie sind Ansprechpartner*in für Mitarbeiter*innen, Bewohner*innen, Angehörige, Behörden wie z.B. Sozialhilfeträger, Kranken- und Pflegekassen und diverse Kooperationspartner*innen.
• über Entscheidungs- und Handlungsfähigkeit verfügen.
• verschwiegen und vertrauenswürdig sein – dazu gehört im Kurhaus z.B. der sorgfältige Umgang mit Bewohnerdaten.
• teamfähig und kooperativ sein - dazu gehört im Kurhaus die Kooperation und Zusammenarbeit mit Angehörigen, Betreuer*innen und sonstigen Betreuungspersonen und natürlich die Zusammenarbeit mit Mitarbeiter*innen aller Bereiche im Kurhaus.