Update im Kurhaus! Ein neues Doku-System kommt.

Schichtübergabe. Jeder kennt’s. Im Schichtbetrieb ist es wichtig Infos zeitnah und vollständig auszutauschen. Was ist Relevantes passiert? Worauf müssen die Kollegen besonders achten?
Immer dann, wenn Informationen über den Schichtwechsel hinaus von Bedeutung sind, tritt das Dokumentationssystem auf den Plan. Es ist das wichtigste Arbeitsmittel im Kurhaus und erhält nun ein Update/ Upgrade.

„Es geht einfach viel Zeit dafür drauf, um die geleistete Arbeit am PC festzuhalten. Das kann im Joballtag schon mal nerven!“ Solche Reaktionen sind nichts Neues im Pflegealltag. Trotzdem ist die Dokumentation in der Pflege unverzichtbar! Warum das so ist, wird klar, wenn man sich die unterschiedlichen Ebenen, die von der Dokumentation betroffen sind, anschaut.

• Für die Versicherungen/ Aufsichtsbehörden ist die Dokumentation ein zuverlässiges Kontrollinstrument. Geprüft werden z.B. welche Leistungen tatsächlich erbracht werden.
• In puncto Qualitätssicherung, kann mit der Dokumentation nachverfolgt werden, inwieweit bestimmte Verfahren und Abläufe eingehalten werden.
• Für die Mitarbeiter ist die Dokumentation ein Kommunikationssystem, das über die Schichten hinweg funktioniert.

Im Schichtbetrieb ist es immer wichtig, was in der vorherigen Schicht passiert ist und was in der folgenden Schicht anstehen sollte.
Die Doku unterstützt hier. Sie informiert z.B. darüber welche Leistungen im Rahmen der Grundpflege benötigt werden und wobei Unterstützung gebraucht wird. Neben Pflegeleistungen wird die Medikation festgehalten und die Kommunikation mit den Ärzten dokumentiert. Besondere Leistungen der Behandlungspflege (Wundversorgung) sowie betreuungsrelevante Inhalte werden notiert und entsprechend geleistet. Festgehalten werden auch die Termine der Bewohner sowie regelhafte Aufgaben, bspw. das Stellen der Medikation oder die Zimmerpflege.

Nicht nur die Pflege und der Sozialtherapeutische Dienst nutzen das Doku-System, auch die Verwaltung profitiert von den Inhalten und ist regelrecht auf das System angewiesen.
Die Verwaltung plant z.B. die Aufnahmen neuer Bewohner über das System. Ebenso sind alle abrechnungsrelevanten Leistungen und die Taschengeldkonten der Bewohner im System hinterlegt und jederzeit komfortabel einsehbar.

Die Vorteile der Dokumentation liegen also auf der Hand. Natürlich darf sie nicht unnötig viel Zeit in Anspruch nehmen. Wie immer gilt es, eine gute Balance zu finden, zwischen den nötigen Anforderungen, den wichtigen relevanten Infos und dem zeitlichen Aufwand. Damit die wichtigen Informationen nicht verlorengehen, werden regelmäßig Sicherungskopien erstellt. So können auch bei einem Totalausfall Informationen zuverlässig abgerufen werden. Immerhin funktioniert die Datenerfassung überwiegend digital. Bei einem Stromausfall hätte das Kurhaus ohne Sicherungskopie keine Infos.

Der Wechsel zu einem neuen Doku-System im Kurhaus war nötig, vor allem aber gewünscht. Die Leitungsebene hat sich vier neue Systeme vorstellen lassen. Die Entscheidung für das neue System fiel nach reichlicher Überlegung. Nach erfolgreicher Umstellung – immerhin müssen die Daten von über 130 Bewohnern übertragen werden – sollen Mitarbeiter der Verwaltung und der Pflege gleich mehrfach von dem neuen System profitieren.
So wurde bei der Auswahl darauf geachtet, wie die Pflegeplanung einfacher und weniger zeitintensiv gestaltet werden kann. Ergänzende Features wie z.B. der Kalender sorgen für mehr Überblick: Termine der Bewohner können nun besser im Auge behalten werden. Für die Verwaltung gibt es Schnittstellen zu anderen Programmen im Kurhaus, was viele Arbeitsabläufe erleichtert.

Sicher wird die Umstellung auf das neue System Zeit und Mühe kosten. Doch auf lange Sicht soll der Zeitaufwand am PC geringer werden. Von der so gewonnenen Zeit sollen Bewohner wie Mitarbeiter gleichermaßen profitieren!